新主管如何快速熟悉部门业务流程和人际关系

我希望在工作推进遇到难题时,能够一呼百应,没有人软抵抗,所有人能够积极响应,和我一起共渡难关;我希望所有人员和我一条心,没有心在曹营身在汉的“叛徒”。可我刚接手一个部门,内部关系特别复杂,我到底该怎么做呢?

许多时候,真正可以拯救我们的只有我们自己,只要我们能够充分地掌握烧火的方法,把握火候,相信一定会烧好“三把火”,获得下属的支持和认可的。

新上任的管理者,往往对部门的人际关系,人员特点,业务流程不甚熟悉,因此,为了避免“胡说”“胡干”,一定要做好以静制动,哪怕被误解为傻子,也不要在没有摸清关系前,采取具体行动,具体方式,你可以:

多观察,形成基础的认知判断

1.你可以观察下属的办公环境及穿着

往往办公桌杂乱的人,做事条理性不强,但创造力可以;那些办公桌做得比较整齐的人,往往做事中规中矩,创造力一般,但执行力较强。你也可以通过穿着了解一个人的生活品味和追求,如果一名下属上班穿着随性,头发毛糙,不怎么化妆打扮,说明这类人目标感往往不强,甚至可能不知道自己未来要做什么;但假如一个人穿着方面对自己很有要求,甚至从他身边经过还有淡淡的清香,说明这人目标感很强,对自己很有要求,那么这类人你在工作交代时,可以提出更高要求,或许更容易获得你想要的结果。

2.你可以观察下属的微表情

刚上任到某一领导岗位,一定不要呆在自己的工作岗位上,你可以采取多走动的形式,一方面观察部门人员在上班时都在忙乎什么,一般情况下,你从他们身边走过,如果他们表情自然或者鼠标没有突然加快步伐,说明他们在努力的忙于自己的工作,假如没有,则可能这些人忙着与工作无关的事情。当然,如果你是在办公室,你也可以坐在办公桌上去观察这些,因为只有我们对下属办公状态的充分了解,我们才能更好地评估相关人员的工作态度。

3.你可以观察下属的工作方法

也就是下属是如何开展工作的,即便他的工作方式你不认可,不理解,也不要盲目指出,记住,先记下来,多观察几次,结合其所做出来的结果,然后慢慢验证自己的想法,在没有验证具体方法正确与否之前,只做记录,不做任何评价,因为你的随意一句话,可能就犯了胡说的误区。

4.你可以观察下属的朋友圈及业余爱好

人是群居的动物,物以类聚,人以群分,你可以通过观察你的下属经常出入场所,经常交往人员的状态,以及工作之余发的朋友圈等,便可以大致判断这个人的认知水平和工作状态,以此作为你判定未来和他打交道的方式。

5.你也可以翻阅历史工作资料,了解业务流程

要知道,在大数据时代,做任何事情都会留下痕迹,而对于新晋升的管理者来讲,我们要具备能够从这些痕迹中发现蛛丝马迹。这就需要我们对于前任留下的资料仔细研读,掌握关键的时间节点以及重点的工作事项,然后好好地记录下来,以备后续验证。

观察部门成员的维度有很多,但始终要记住,在你初步到一个部门时,首先要学会的是观察,在不了解事情的来龙去脉之前,不发表任何意见和观点,只做记录。

二.多提问,获取并验证你所要了解的信息

当你通过观察了解部门的基本信息之后,下一步你就要通过提问来了解你想要了解或者验证的信息,便于你作出决策和判断。

1.通过提问了解更多部门信息

在主动了解部门信息时一定要注意:a.在自然的氛围下进行;b.在没有建立足够信任前不要咨询具体人际关系方面的信息;c.可以适当聚焦于日常工作。

新任管理者千万不要把自己放在救世主的角色中,认为自己很聪明,在问问题时,不自觉的,就发表自己的意见,然后对下属的意见指三道四,这样你不仅不能获得有效信息,反而会让你容易自我验证,进而影响你做事情的判断,因此,这就需要你问问题时,多提出一下开放性问题,如“关于某某工作,咱们的流程是什么,如果操作一般有哪些方面的问题,这样通过开放性问题,你便可以获取更多信息,更有利于你作出正确的判断。

2.通过提问验证你的假设

如果你通过观察,了解了关于部门人员特点、人际关系或者工作流程,但不确定,那么你可以通过问一些开放性问题或者让相关人员参与到某项具体的工作中来,以此验证你的假设。但请牢牢记住,在你没有理清人际关系或者建立充分信任前,千万不要验证人际关系的事情,否则一不小心,容易落入流言蜚语之中。

在这个阶段,你可以在会议中适当抛出一些问题,看相关人员的反映是否积极,然后对于每个人的积极性给予打分,经常积极回答你问题的人,可以打8-10分,一般的打5-7分,消极的打0-4分,多次验证结束之后,你便大致可以判断你要了解的一些信息。

通过打分评估,你便可以评估出哪些人可能是你的支持者,哪些人可能对你有所抵触;哪些人做事积极主动,哪些人做事消极被动,你的心中大致可以明白,哪些人可以作为你未来开展工作的支持者,哪些人需要你未来要烧把火的人。

通过有针对性的提问,可以让我们获取更多参考信息,同时也为我们提供一些验证信息,便于我们分清“亲近远疏”。

职场上要想烧好三把火,必须事前做好充分的准备,多观察,多提问,在没有熟练业务流程和人员关系之前,一定要保持以静制动,避免打草惊蛇,以便在真正需要烧“三把火‘时,能够快速烧到要害,做到“火到病除”。

图片来源网络,若侵权,联系删除!



转载请注明地址:http://www.wangluoxingye.com/yqtdhy/17065.html
  • 上一篇文章:
  • 下一篇文章: 没有了